terug naar de vorige pagina

Negende Desiderius Di(e)s: boeiend en leerzaam
Oude zaken in nieuwe tijden

Voor de negende achtereenvolgende keer heeft de Erasmus Alumnivereniging de Desiderius Di(e)s georganiseerd. Op zes plaatsen in ons land waren er op 30 en 31 oktober 2000 bijeenkomsten met als centraal thema 'Oude zaken in nieuwe tijden'. De reactie van de vele deelnemers was: 'zeer geslaagd'. Onderstaand impressies van enkele bijeenkomsten, verzorgd door Henk van Kalkeren (Rotterdam), Herman Kleuver (Zwolle), Alfred Pop (Amsterdam) en Ronald Wissink (Nieuwegein).

Deze voor Rotterdamse alumni bestemde bijeenkomsten worden jaarlijks op diverse plaatsen georganiseerd rond de geboortedag van Desiderius Erasmus (waarschijnlijk 27 oktober). Dit jaar vonden deze plaats bij TPG, waar de EAV te gast was bij de business unit PTT Post. Deze verzorgt dagelijks 22 miljoen postzendingen in Nederland. In de zes regionale sorteercentra werden de Rotterdamse alumni ontvangen in een zeer verzorgde ambiance. Een Rotterdamse wetenschapper en veelal een Rotterdamse alumnus, werkzaam bij de host, verzorgden de lezingen. Afgesloten werd met een presentatie en een rondleiding door de gigantische postsorteerfabriek. De vele opgedane indrukken konden daarna nog worden nabesproken tijdens een borrel van de uitstekende gastheer.

Amsterdam
In Amsterdam werden de Rotterdamse alumni ontvangen in het Sorteercentrum brieven in het Westelijk havengebied. Gastheer en EUR-alumnus Marijn Romer van PTT Post Internationaal verwelkomde de EAV-leden. Enthousiast werd verteld over de komst van de eerste sorteermachines (1931) en de vele complexe logistieke processen waarmee de business unit brieven van PTT Post thans te maken heeft. Daarbij werd niet vergeten de link naar zijn Rotterdamse opleiding, waar de basiskennis werd vergaard. Aandachtig werd geluisterd naar de vele automatiseringsvraagstukken en de logistieke problematiek die bij het inpassen van enorme nieuwe stempel- en sorteermachines komen kijken. Een sorteermachine klein bijvoorbeeld verwerkt 30.000 brieven per uur en is een brok technisch vernuft van circa 50 meter lang. Aandacht kreeg ook de sociale inpassing van dergelijke machines in het arbeidsproces.

EUR-docent Willem Hulsink (strategisch management, faculteit bedrijfskunde), mede-auteur van het boek Sillicon Valley in de polder gaf daarna een lecture over het ontstaan van ICT- clusters in Nederland en BelgiŽ. Daarbij maakte hij soms uitstapjes naar en vergelijkingen met andere bekende digital villages in de wereld. Stil gestaan werd bij de interne en sterk op efficiency gerichte processen binnen ICT-clusters. Ook werden de verbanden toegelicht tussen kenniscentra, gedreven ondernemers, venturecapitalists en publieke beleidmakers. Tezamen zijn dit de peilers voor het ontstaan van vele nieuwe kennisintensieve ICT- bedrijven en -bedrijfjes, aldus dr Hulsink.

Rotterdam
In het Rotterdamse Sorteercentrum konden de heren M. van Noort en P. Schillemans van de TNT Post Groep ruim twintig EAV-leden welkom heten. Met behulp van o.a. een flitsende videoband presenteerden zij de diverse activiteiten van PTT Post. De bijna volledig automatische sortering gebeurt door de modernste machines, die de onderneming speciaal heeft laten ontwerpen.

Na deze presentatie was het woord aan prof. dr J. de Koning, hoogleraar arbeidsmarktbeleid. Hij hield een interessante lezing over de betekenis van ICT voor de arbeidsmarkt. Daaruit kwam naar voren dat ICT een grote stimulans en een zeer bruikbaar hulpmiddel kan zijn voor studies en cursussen. Een plenaire discussie volgde, waarin met name aan de orde kwamen de mogelijkheden van de elektronische snelweg voor de arbeidsmarkt.

Na de lezing kregen de leden van de EAV een zeer geanimeerde rondleiding door het sorteercentrum, waarbij het gezelschap kennis maakte met een organisatie die met behulp van de modernste machines, zeer toegewijde medewerkers en een hoge mate van automatisering kan garanderen dat een brief vůůr 18.00 uur gepost een kans heeft van 95 % om de volgende dag waar ook in Nederland te worden bezorgd.

Zwolle
Op de winderige dag van 30 oktober 2000 bleken toch nog bijna het maximum aantal leden van de EAV hun weg gevonden te hebben naar het fraaie Sorteercentrum van de TNT Post Groep in Zwolle. Zij werden onthaald op een goed aangeklede broodmaaltijd en - na de opening door de voorzitter van de EAV - toegesproken door prof. dr J. Hartog. De emeritus hoogleraar statistiek en wiskunde leidde het gezelschap door drie boeken die had gelezen. Dat deed hij met een verrassende blik op de weerbarstige werkelijkheid van alledag. Het was niet zozeer een college alswel een ouderwets professoraal kwartiertje, waarin de hoogleraar zijn licht over het leven of andere zaken die op dat moment speelden, liet schijnen. De scherpte van de observeringen dwong groot respect af bij de aanwezigen.

Vervolgens werd het wel en wee van TPG in een presentatie toegelicht, met ook voor de toehoorders interessante nieuwe gezichtspunten. Centraal stond de gedachte daarbij dat datamining, het intelligent beheren en exploiteren van de grote gegevensbestanden van de TPG, de grootste uitdaging voor de toekomst vormt. Immers, het dagelijkse proces van de postbezorging heeft in Nederland nog nauwelijks geheimen. Dat leerde ons de volgende inleider, voorafgaande aan de rondleiding. De samenwerking mens-machine was vooral fascinerend. Een apparaat kan veel, maar nooit zonder dat de mens op het juiste moment een duwtje geeft.

Nieuwegein
Op de Di(e)s in Nieuwegein sprak prof. Jaap Paauwe over Organisasatieverandering en autonomie in de "new economy". Paauwe, zelf alumnus van de EUR, gaf een schets van de organisatietrends en veranderde organisatiestructuren in relatie tot de nieuwe economie. Door de recente economische ontwikkelingen wordt steeds meer gevraagd van de individuele werknemer en deze zal zelf of in teamverband steeds meer zelfregulerend moeten zijn. Dit grotere beroep op de competenties van de medewerkers kan alleen maar succesvol zijn in een bedrijfsomgeving waarin vertrouwen is gecreŽerd, zo stelt Paauwe.

Hij zei dat de positieve bijdrage van ICT niet zozeer tot stand is gekomen door sneller werkende machines, maar eerder door de toegenomen connectivity, dat wil zeggen het groeiende contact tussen mensen, waardoor onder andere tijd bespaard wordt. Denk hier aan online verbindingen (dag en nacht, snel bereikbaar) die voor iedereen toegankelijk zijn.

De toegenomen complexiteit binnen organisaties - onder meer ontstaan door information overload en interdependentie van (bedrijfs-)processen - staat steeds meer op gespannen voet met de managementstijl van hiŽrarchie en controle. Hierdoor wordt de noodzaak voor een toename van zelfregulerend vermogen van de medewerker(s) steeds sterker. Binnen organisaties ontstaan hierdoor parallel twee processen:

  • Enerzijds het terugdringen van de hiŽrarchie en bureaucratie. Dit wordt gerealiseerd door verplatting van de organisatiestructuur, het stimuleren van intern ondernemerschap en het invoeren van unit-management. Daarbij wordt de output van het bedrijfsproces en de klant centraal gesteld.
  • Anderzijds worden taakstellingen en bevoegdheden van medewerkers vergroot. Dit wordt met name gerealiseerd door het instellen van autonome taakgroepen, het creŽren van empowerment en policy deployment. Met dit laatste wordt het vertalen van de ondernemingsstrategie naar elk niveau in de organisatie en haar doelstellingen bedoeld.

De nieuwe generatie organisatiestructuren hebben in plaats van een sturende kracht van boven een zelfregulering in combinatie met coaching gemeen. Kapitaal en arbeid maken plaats voor informatie als belangrijkste middel. Deze informatie is voor iedereen en overal verkrijgbaar. Overleg en discussie om te leren en vertrouwen om zaken in gang te zetten zijn hierbij belangrijke steunpilaren voor de nieuwe organisatie. Steeds meer organisaties richten zichzelf in als een netwerkorganisatie. Deze organisatie heeft een kern van gemeenschappelijke kennis en ervaring met daarom heen zelfsturende teams. CoŲrdinatie vanuit het centrum, maar wel met betrokken autonome delen. De organisatiestructuur wordt dan in toenemende mate slechts een hulpmiddel: belangrijker is hoe medewerkers met elkaar omgaan en samenwerken.

Het zelfsturend vermogen vraagt echter wel om betrokkenheid in de zin van organizational citizenship. Hiermee wordt bedoeld de mate waarin een medewerker verantwoordelijkheid neemt voor het succes van de gehele organisatie, zonder dat hem of haar direkt iets oplevert. Een noodzakelijke voorwaarde hierbij is wel dat de organisatie voldoende vertrouwen geeft aan haar medewerkers.

Hoe bouw je vertrouwen op?
De consistentie van de leiderschapstijl en bijbehorende beslissingen in de tijd vergroten de voorspelbaarheid en dus de betrouwbaarheid van de managers. Ten tweede is integriteit noodzakelijk: de woorden moeten in overeenstemming zijn met de daden. Daarnaast kunnen een open communicatie en het effectief delegeren een belangrijke positieve rol spelen. Tenslotte is - hoe voor de hand liggend dan ook - echte en oprechte zorg en aandacht voor de medewerkers van cruciaal belang.

TPG en de markt
Daarna gaf TPG een korte lezing over het bedrijf waarna een discussie volgde hoe TPG binnen haar organisatie omgaat met de veranderde marktomstandigheden. De inmiddels Koninklijke TPG heeft de afgelopen jaren behoorlijke veranderingen ondergaan: van een bedrijf dat in 1989 werd geprivatiseerd, naar de beurs werd gebracht in 1994 en vier jaar later werd gesplitst met als kernactiviteiten post, expresspost en logistieke dienstverlening (zoals warehousing en toelevering van bedrijven). Een groot bedrijf met 116.000 medewerkers in 64 landen, maar ook met grote ambities: het beste postbedrijf ter wereld worden met de snelste en meest betrouwbare expressdiensten en de beste leverancier van logistieke diensten.

TPG heeft de afgelopen jaren dus met veel processen van verandering te maken gehad. Naast de veranderde marktomstandigheden en de toegenomen automatisering en complexiteit speelt bij TPG ook de grote diversiteit binnen het personeelsbestand: maar liefst 25 nationaliteiten zijn werkzaam in Nieuwegein. Invoeren van zelfsturing gaat dus niet vanzelf; timing, selectie van medewerkers (niet iedereen is toe aan meer bevoegdheden), inspelen op de diversiteit en het scheppen van faciliteiten zijn belangrijk bij de invoer. De pragmatische benadering van het management in samenspel met de ondernemingsraad hielp het bedrijf een groot stuk verder. Anderzijds is er ook het realisme: er is nog wel een weg te gaan.

terug naar de vorige pagina